Die Wiederkehr ins Büro und der hybride Arbeitsplatz wirft bedeutende Fragen auf. Wie viel Raum Unternehmen benötigen, wenn sie (möglicherweise) flexiblere Arbeitsformen umsetzen. Die Antwort kann beträchtliche wirtschaftliche Konsequenzen nach sich ziehen. Neben den Personalkosten sind Immobilien einer der größten Kostenverursacher für Unternehmen, insbesondere in wissensbasierten Branchen. Da die Mietverträge in der Regel langfristig ausgelegt sind, kann die Verschwendung von Flächen in Regionen mit hohen Mieten zu mehrjährigen unnötigen Kosten führen. Eine Überbelegung hingegen kann sich negativ auf die Leistungsfähigkeit der Beschäftigten auswirken. Das richtige Verhältnis zu finden ist daher eine der größten Hürden für Unternehmen im gegenwärtigen Umfeld.

Die erste Konsequenz der Pandemie war die Tatsache, dass sich die Beschäftigungszahlen stark veränderten. Viele Unternehmen waren zum Personalabbau oder zu Einstellungsstopps genötigt. Dementsprechend, erwarten Unternehmen unabhängig von Veränderungen der Raumaufteilung oder der Integration des flexiblen Arbeitsplatzes, dass sie zukünftig weniger Platz benötigen. Gleichzeitig haben einige Unternehmen, insbesondere im Technologiesektor, ein explosionsartiges Wachstum verzeichnet und rechnen mit einer Ausweitung ihrer Beschäftigtenzahl, häufig an neuen Standorten. Für sie stellt sich die entscheidende Frage, wie schnell sie weiter expandieren werden, wenn sich die Wirtschaft erholt.

Parallel dazu wird die Berechnung des Platzbedarfs durch eine potenzielle Ausweitung der Tele- oder Hybridarbeit erschwert. Im Laufe des vergangenen Jahres haben Unternehmen festgestellt, dass sich einige Tätigkeiten oder Aufgaben mindestens genauso gut (wenn nicht sogar besser) von zu Hause aus ausführen lassen. Immer mehr Arbeitnehmer*innen in Mitarbeiterbefragungen angeben, dass sie zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten möchten. Deshalb machen sich die Unternehmen nun Gedanken über die Auswirkungen einer teilweise remote Belegschaft auf den Bürobedarf.

Der hybride Arbeitsplatz ist komplexer als gedacht

Im ersten Moment scheint man zu denken, dass hybrides Arbeiten einfach einen kleineren Büroraum bedeutet. Jeodch können sich die Bedürfnisse der Mitarbeiter, als nicht so einfach herausstellen. Für ein Unternehmen, das seinen Beschäftigten bestimmte Tage für die Arbeit im Büro zuweist, wird der Platzbedarf ganz anders aussehen als für ein Unternehmen, in dem die Beschäftigten selbst bestimmen, an welchen Tagen (oder sogar Stunden) sie ins Büro kommen. In diesem Fall könnte der Bürobedarf stark schwanken oder ungleichmäßig über verschiedene Zeiten und Tage verteilt sein. Vielleicht kommen die meisten Mitarbeiter*innen freitags, um Kontakte zu knüpfen, was zu einer hohen Nachfrage nach Räumlichkeiten führt. Gleichzeitig ziehen es die meisten Mitarbeiter*innen vor, montags remote zu arbeiten, um E-Mails zu beantworten, was zu leeren Büros führen könnte.

Verfolgung der tatsächlichen Büronutzung

Um diese Herausforderungen zu meistern, kann die Analyse und Bewertung der tatsächlichen Büronutzung zu wertvollen Erkenntnissen führen und mögliche Muster identifizieren, die langfristig zu einer Optimierung der Arbeitsräume führen wie z. B.:

• Welche Gemeinschaftsräume sind am beliebtesten und welche sind leer?
• Gehören feste Arbeitsplätze im Büro wirklich der Vergangenheit an oder betrachten Mitarbeiter*innen das Büro viel mehr als einen Ort, an dem sie den Ablenkungen zu Hause entkommen können?
• Wird die Entscheidung von zu Hause oder vom Büro aus zu arbeiten von den Jahreszeiten beeinflusst?
• Und schließlich: Sind die Trends zum hybriden Arbeiten tatsächlich an allen Standorten gleich?

Arbeitsplatzmanagement-Tools können als Analysegrundlage genutzt werden, um eine qualitativ hochwertige Auswertung solcher Daten vorzunehmen und fundierte Portfolio-Entscheidungen treffen zu können. Dabei ist entscheidend, wie genau das Tool auf ein Unternehmen zugeschnitten ist.